Como elegir a una Administradora del Edificio

INTRODUCCIÓN

El paso de elegir a una administradora tiene sus complejidades, dependiendo de sí: i) es la primera vez que se contrata a un administrador; o, ii) contratan administrador y quieren cambiar por otro.

Pero si bien, en el primer caso, la complejidad es mayor, en ambos, las hay.

Este artículo no pretende ser un manual, pero proporcionaremos 5 conceptos y reglas clave que son muy importantes a tener en cuenta.

1. DECIDIR LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DEL ADMINISTRADOR

El gran problema que suele suscitarse entre administrador propietarios en general, es respecto al grado de control de estos sobre el administrador. Y allí hay dos situaciones:

Maximo control y/o horario fijo:
Si se quiere darle instrucciones al administrador de sus tareas diarias, incluso de sus propios procesos y horarios, estamos ante una relación de dependencia. Y una relación de dependencia, se traduce en la contratación de un empleado en planilla, para el puesto de administrador.

Pagar por resultados sin generar carga laboral:
Si no se quiere asumir pagar por beneficios sociales y otros sobrecostos laborales. Y el objetivo es contratar a alguien que sabe lo que hace y viene a ejecutar con solvencia las tareas de administración (tanto como las que conoce como las que el reglamento y la junta de propietarios establezca); estamos ante una locación de servicios.

Tener en cuenta que cuando se trata de una empresa, el contrato también es de servicios y esto genera la emisión de una factura.

2. QUE FUNCIONES DEBERÁ TENER EL ADMINISTRADOR

Antes de empezar una lista de funciones y echar la creatividad a volar, lo correcto es partir por conocer las funciones que se han establecido en el Reglamento Interno, pero también en el artículo 152 del TUO del Reglamento de la Ley N° 27157 (si el reglamento interno no ha considerado nada al respecto, entonces se aplica la ley).

Luego, y dentro del marco anterior, se puede ver si se quiere que, por ejemplo, el administrador asuma la carga laboral, genere reportes periódicos, que apoye como secretario en las sesiones de la junta de propietarios.

Queremos, también, que se haga cargo de los planes de seguridad y gestión del riesgo de desastres.

Queremos darle facultades de representación específicas, para aliviar la carga del presidente o para dotar de más alcance y agilidad a su trabajo.

Todas estas cuestiones se tienen que definir previamente y en el contrato respectivo. Pero, ¿quién decide y exige esto? Para eso, hay que tener en cuenta el siguiente punto.

3. QUIEN DEBE DECIRLE AL ADMINISTRADOR QUE FUNCIONES DEBE CUMPLIR

¿El presidente o directiva, puede decidir todas las funciones y acciones que debe cumplir la administradora?

De acuerdo al mismo TUO de la Ley, el administrador o administradora -de la edificación- se encarga también de cumplir y hacer cumplir los acuerdos de la junta de propietarios.

Tal como se lee, es la Junta de Propietarios. No el presidente, no la directiva, no uno o más propietarios o un conjunto amplio de ellos per sé. Es la Junta de Propietarios.

Surge la duda y la pregunta entonces: ¿Y quién o quienes son la Junta de Propietarios, entonces? Eso lo aclaramos en artículo donde te damos 8 conceptos clave para comprender rapido que es una Junta de Propietarios.​

4. NOS CONVIENE CON IGV O SIN IGV

Está claro que si contratamos a una empresa, está esta obligada a cobrar IGV. Y aunque pueda negociarse incluso un descuento sobre ello, lo real es que habrá un IGV y este constituye un costo adicional, pues, salvo excepciones, la junta de propietarios no genera carga tributaria por IGV, por lo que el IGV no le sirve.

5. ¿EL ADMINISTRADOR PUEDE GASTAR EN LO QUE SE NECESITE CON LA AUTORIZACIÓN DEL PRESIDENTE O DIRECTIVA?

Es un hecho, que a gran mayoría de las juntas de propietarios no trabajan con presupuesto anual; y es esto, junto con la contración de un administrador, son dos de las grandes olvidadas.

Pero si la junta no tiene un presupuesto aprobado, la buena noticia es que, contratando a un administrador (sea dependiente, independiente o empresa de servicios), una de las tareas que tendrá, es elaborar dicho presupuesto anual y proponerlo a la junta de propietarios para su aprobación.

Así que sí, contratar a un administrador es una muy buena decisión, y, además de ser lo correcto, les permitirá trabajar con presupuestos anuales de ingresos y gastos.​

Si desean contar con asesoramiento en temas de Juntas de Propietarios y/o contar con un servicio de Administración en cualquier modalidad, estamos para servirles.